В данной статье я расскажу Вам о преимуществах системы управления проектами Redmine перед обычной электронной почтой, которую многие пытаются использовать для управления проектами и ведут в ней деловую переписку при проектировании объектов. Безусловно, существует великое множество различных систем управления проектами, но в данной статье я сравню лишь работу через e-mail и работу с использованием Redmain, так как именно эту систему мы используем на практике и она абсолютна бесплатна и легальна.
Прежде всего, предлагаю рассмотреть те проблемы с которыми мы сталкиваемся при работе с электронной почтой и затем Вы увидите, как данные проблемы решены в Redmine.
И так, проблемы электронной почты следующие:
1) Невозможность сохранить цепочку переписки по какой-либо теме.
В электронной почте возможно сохранить цепочку переписки только одним способом – сохранять историю переписки. Для этого при переписке следует всегда отвечать на письмо с определённой темой. Поскольку писем при работе образуется очень много, находить письмо с нужной темой становится затруднительно и некоторые проектировщики, отвечая на вопрос по какой-либо теме, создают новое письмо «Без темы». Таким образом, цепочка переписки теряет целостность и потом по такой переписке не возможно понять кто что спрашивал, кто что отвечал и к какому решению пришли в итоге. А ещё на почте предыдущая переписка отображается как цитирование. При этом цитата имеет отступ вправо по сравнению с текстом письма. При добавлении нового комментария в теме вся предыдущая переписка цитируется и соответственно отступает вправо. При длинной переписке (что при проектирования случается достаточно часто) эти самые отступы могут вообще занять весь экран, так что цитату не возможно будет прочесть:
2) Сложно найти нужное письмо.
На электронной почте при большом количестве писем найти нужное письмо очень проблематично. Несмотря на то, что электронная почта имеет фильтр для поиска (расширенный поиск), - это фильтр очень несовершенен. Например, в нём не возможно выбрать письма, содержащие вопросы к определённому проектировщику или, например, нет возможности выбрать переписку, относящуюся к определённому разделу проектной документации. Также затруднительно сортировать переписку по различным объектам. С этой целью мы придумали каждому проекту присваивать трёхзначный номер. Это с одной стороны даёт возможность делать сортировку по определённому объекту (указывая в фильтре «тема письма содержит» номер объекта), с другой стороны имеется возможность создавать правила обработки писем при которых письма, в теме которых содержится определённый номер, перемещаются в нужную папку на почте. Однако стоит отметить, что эти способы сортировки не дали желаемого результата. Некоторое «непробиваемые» проектировщики, несмотря на все мои просьбы, напрочь отказываются указывать в теме письма номер объекта. Таким образом, часть писем становится невозможно найти через фильтр по номеру. Перемещение писем по объекту в определённую папку на почте по номеру объекта имеет очень важный недостаток – в эту папку перемещаются исключительно входящие сообщения, то есть открыв данную папку мы увидим в ней только половину переписки.
3) В истории переписки отсутствуют прикреплённые файлы.
Как известно, если файл был прикреплён к письму, то найти его в истории переписки не представляется возможным. Так как очень большая часть информации, которой мы обмениваемся, представлена в виде файлов, потеря этих файлов в истории переписки делает данную историю бессмысленной
4) Письма пропускаются, забываются и теряются.
При большом потоке информации на почте, достаточно легко пропустить важное письмо или забыть о том, что нужно было ответить на какой-либо вопрос или решить какую-либо задачу. При этом на почте часто бывает непонятно, получил ли контрагент письмо или нет. Правда, на почте mail.ru есть возможность отправить письмо с уведомлением (подтверждением), но данное подтверждение работает исключительно на почте с доменом mail.ru.
Вышеуказанные проблемы может быть не так ощутимы для отдельного специалиста, особенного для того, который работает по принципу «моя хата с краю» и не нацелен на общий результат. Однако для проекта в целом и вообще для всей проектной группы данные проблемы деловой переписки ведут к существенным потерям и по срокам и по качеству. Обрываются цепочки переписки – нет возможности просмотреть ход обсуждения какой-либо проблемы, следовательно приходится решать данную проблему заново, а это потеря времени. Кроме того, при отсутствии целостности переписки не представляется возможным создать «базу знаний», то есть при возникновении аналогичной проблемы на другом объекте, проектировщики не смогут найти в предыдущей переписке полноценный форум с решением данной проблемы. Несовершенный поиск на почте не позволяет находить нужные письма. Из-за этого мы не можем найти нужного письма или файла и многие проблемы приходится решать заново. Представьте себе, если бы вся научная база была бы в таком же хаосе, как наша деловая переписка на e-mail. Например, теорему Пифагора приходилось бы каждый раз открывать заново. Я не думаю, что при таком подходе человечество дошло бы даже до изобретения парового двигателя, не говоря уже об автомобилях, самолётах, ракетах, компьютерах. На самом деле, все те технические достижения, которые мы можем сегодня наблюдать, существуют во многом благодаря обобщению и структуризации предыдущего научного опыта. В нашем случае, деловая переписка по проектированию объекта – это тоже, в некотором смысле, наш предыдущий «научный опыт». Только мы никак не можем его обобщить и структурировать для того чтобы в последующих проектах легко извлекать из него готовые решения и не наступать на одни и те же грабли.
Что же касается пропуска и потери писем, то, надеюсь, данная проблема не нуждается в комментариях. По этой причине у нас случались недельные простои и ошибки, которые требовали полной переделки некоторых разделов проекта.
Принципы работы Redmine принципиально отличаются от принципов работы электронной почты. Redmine изначально создавался, как система управления проектами, в отличие от e-mail, который был создан просто для обмена информацией на расстоянии.
Основным элементов Redmine является «задача». Каждая задача имеет блог для ведения деловой переписки, а также определённые настройки. Блог задачи работает по принципу форума, поэтому в каждой задаче сохраняется целостная цепочка переписки по ней. Это позволяет проектировщикам в рамках проекта видеть всю историю переписки по данной задаче. Кроме того, проектировщики по другому проекту, столкнувшись со схожей проблемой, имеют возможность найти эту задачу через поиск и взять из неё готовое решение.
Кроме того, задача имеет такие настройки, как «назначена», «статус» «раздел проекта», «сроки начала и окончания», «% готовности».
Что дают данные настройки?
1) Задача всегда назначена на какого-либо участника проекта. При этом в поиске через фильтр Redmain можно отсортировать задачи, назначенные на определённого исполнителя. Кроме того, в Redmine имеется функция, благодаря которой можно настроить ежедневную рассылку назначенных задач на почту исполнителей. Таким образом, задачи не потеряются и не забудутся.
2) Статус задачи позволяет определить этап решения данной задачи:
Для понимая значения статуса задачи, поясню, что работа с задачей должна вестись по принципу игры в пинг-понга между всеми участниками проекта, роль мячика в данной игре выполняет задача.
Вновь созданная задача имеет статус «Новая» - это означает, что задача отправлена назначенному специалисту и ждёт подтверждения. Далее назначенный специалист должен подтвердить эту задачу, приняв её в работу, изменив её статус на «В работе». Если по ходу решения этой задачи, требуется задать вопрос смежному специалисту, то нужно задать этот вопрос в блоге задачи и изменить статус задачи на «Обратная связь» и переназначить её смежному специалисту, от которого необходимо получить эту обратную связь. Такой статус задачи означает, что запрос на получение обратной связи отправлен смежному специалисту и ждёт подтверждения. Далее специалист на которого назначена задача, должен изменить статус «Обратная связь» на статус «В работе», тем самым он подтверждает, что запрос на обратную связь получен и данный вопрос решается. Далее вместе с ответом на этот вопрос, ему следует изменить статус задачи «В работе» на «Обратную связь» и назначить задачу на того специалиста, который задавал вопрос. Это означает, что этому специалисту предоставлен ответ на его вопрос и этот ответ ждёт подтверждения. Если ответ устраивает специалиста, ему следует изменить статус задачи на «В работе». После того, как задача решена, ей следует присвоить статус «Решена». После того, как решённая задача согласована со всеми заинтересованными лицами, руководитель проекта присваивает ей статус «Закрыта».
3) Выбор раздела проекта позволяет через фильтр Redmine отсортировать задачи относящиеся к определённому разделу, что облегчает поиск нужной задачи:
4) Сроки начала и окончания, позволяют создать временные рамки в которые должна быть выполнена задача:
5) % готовности задачи наглядно показывает степень выполнения данной задачи:
Также работа с датами и % готовности задачи позволяет отображать процесс проектирования графическим способом в виде диаграммы Ганта:
В Redmine можно настроить фильтр практически по любым полям задач. На вкладке «Задачи», где отображаются все задачи по проекту, вверху имеется область настройки фильтров. В правой части располагается перечень фильтров:
При выборе фильтров из этого перечня они добавляются в левую часть области настройки фильтров:
Таким образом, сортировать задачу можно практически по любым параметрам, что значительно облегчает поиск. Кроме того, имеется возможность сохранять наборы фильтров, то есть нет необходимости каждый раз делать набор фильтров из перечня, достаточно просто выбрать требуемый набор из списка.
Ещё мне в Redmine нравятся следующие вещи, которых нет в обычной электронной почте:
1) В Redmine при написании комментария в блоге задачи можно сделать ссылку на другую задачу. Например:
В почте пришлось бы заходить в соответствующее сообщение, где рассматривался данный вопрос по тамбуру и вставлять текст этого сообщения в текущий комментарий – такой вариант плох тем, что задача по тамбуру может меняться со временем и скопированный в комментарий текст может стать не актуальным. Если же используется ссылка на задачу, то пользователь всегда видит все изменения по данной задаче и её актуальное решение.
2) Все прикрепляемые в блоге задачи картинки и файлы присутствуют в самом блоге, но кроме этого ещё собираются в единый перечень:
При добавлении картинки или файла к ним можно оставлять пояснения. Таким образом, в задаче можно оперативно найти требующийся файл или картинку.
Определённо можно сказать, что использование системы управления проектами Redmine имеет преимущества перед работой по e-mail. Однако данное преимущество возможно лишь в том случае, когда все участники проекта работают в данной системе! Как только появляется хотя бы один «непробиваемый», который несмотря на то, что было дано указание вести деловую переписку в Redmine, всё равно продолжает писать на почту, вся эффективность данной системы сходит на нет. Поэтому так важно, чтобы вся проектная группа вела деловую переписку в одной системе. Тем более, как показывает практика, переход с почты на Redmine не составляет особого труда и многие проектировщики достаточно легко, интуитивно адаптируются к данной системе управления проектами. Вообще, мне кажется, способность адаптироваться к новым условиям работы – это очень важное преимущество специалистов. Именно с такими специалистами можно внедрять в процесс проектирования новые системы управления, новые САПР, BIM-технологии и прочие инновации - именно таким образом повышается конкурентоспособность нашей компании. И напротив, есть специалисты инертные (это те, которых я называю «непробиваемые»), не желающие что-либо менять в своей работе. Очевидно такие специалисты сдерживают наш процесс развития и нашу конкурентоспособность, не дают нам получать выгодные заказы и хорошо зарабатывать – следовательно им с нами не по пути.
По данной ссылке Вы можете скачать подробную инструкцию по работе с системой управления Redmine: СУОС-ПР-03.1. Правила работы в Redmine (Альфапроект управление проектами).docx
Однако следует иметь в виду, что в инструкции речь идёт о модифицированной версии Redmine и некоторые функции, описанные в инструкции, в обычной версии Redmine могут быть недоступны.